Urgent of belangrijk

Toen ik nog studeerde heb ik een aantal periodes gekend, waarbij ik zoveel verschillende taken had, dat ik door de bomen het bos niet meer zag. Mij is destijds aangeleerd te priorizeren door middel van een timemanagement matrix. Deze is heel eenvoudig in te vullen. En het mooie is, dat het nog werkt ook.

Voordat de matrix ingevuld kan worden, moet er een lijst gemaakt worden van alle taken. Dit alleen al kan er al voor zorgen dat je rust in je hoofd krijgt. Vervolgens worden de taken in de onderstaande matrix ingevuld. Hierbij wordt voor elke taak gekeken of hij urgent is, belangrijk is, alle twee of geen van twee.

 BelangrijkNiet belangrijk
Urgent 
 
 
 
 
Niet urgent 
 
 
 
 

Het is goed onderscheid te maken tussen urgente en belangrijke taken. Voor een belangrijke taak geldt bijvoorbeeld niet altijd dat die ook snel uitgevoerd moet worden. Een voorbeeld hiervan is een cadeau kopen voor iemand's verjaardagsfeestje. Hoewel dit belangrijk voor je kan zijn, wordt het pas urgent als het feestje nadert. Het voorbereiden van een presentatie valt hier ook onder.
Aan de andere kant kunnen urgente dingen ook als niet belangrijk bestempeld worden. Onder deze categorie valt bijvoorbeeld een vergadering die zeer binnenkort plaatsvindt, maar waarvoor jij het niet nuttig acht dat je er aanwezig bent.
Een voorbeeld van een zowel urgente als belangrijke taak is een naderende deadline of crisissituatie.

Taken die niet urgent en niet belangrijk zijn, zullen in drukke tijden overgeslagen moeten worden. Door ze als zodanig te benoemen, sluit je dit voor jezelf af. Dat geeft meer rust in je hoofd.
Taken die eerst niet urgent zijn, kunnen dit wel worden na verloop van tijd. Dan kun je ze verplaatsen naar het urgent vlak (je mag doorstrepen en bijschrijven). Houd daarom rekening met de duur van de taak. Het is een misschien handig die erbij te zetten.

Een mooi aspect van het onderscheid maken tussen urgent en belangrijk, is dat niet alleen de urgente dingen de overhand krijgen. Onbewust gebeurt dit vaak. Door ook te kijken naar de prioriteit van deze taken, is een betere beoordeling te maken over wat ermee moet gebeuren. Bijvoorbeeld niet doen, of delegeren, indien het niet belangrijk is.